Их сургуульд багшилдаг байхад оюутнуудад даалгавар, зар түгээх бие даалт хүлээж авахадlove_19@yahoo.com зэрэг и-мейл өгөх нь олон. Дээр нь и-мейл нээхдээ бүтэн нэрээ биш “Oogii Otgoo” гэхчлэн дууддаг нэрээ бүртгүүлснээс 100 гаруй оюутантай ажиллах үед аль ангийн хэнээс, юу ирж байгааг тааварлан шалгахад амаргүй байв. Тиймээс ядаж бүтэн нэрээрээ и-мейл нээж, “Subject” хэсэгт аль ангийн хэнээс, ямар даалгавар ирж байгааг бичихийг хүсдэг байлаа.
Одоо ажил, хэрэг явуулахад заримдаа энэ соёл үгүйлэгддэг юм. Олон хүнтэй харилцдаг, хариуцлагатай ажил эрхэлдэг зарим хүн и-мейлдээ хариу өгөлгүй удах, асуухад шалгаагүй гэдгээ хээвнэг хариулах нь эвгүй. Тиймээс оюутнууддаа болон ажлын гараагаа эхэлж байгаа дүү нартаа шинэ ажилд орвол албаны и-мейл заавал нээлгэх, ажил хэргийн харилцаандаа заавал түүнээ ашиглахыг зөвлөх байна.
1. Ажил хэрэгч байдал
Албаны буюу компанийн и-мейл хэрхэн ашиглахыг мэддэг байх нь чухал зүйл. Үүгээр ажлын найз руугаа хөгжилтэй захидал, ажлын холбогдолгүй зүйлс явуулах нь таныг мэргэжлийн бус харагдуулах нь гарцаагүй. Түүнчлэн ажлын байрны техник, технологийг ашиглан холбогдолгүй вэб сайтаар зочлох, өөр зүйлс хийгээд дэмий. Учир нь компанийн холбогдолтой бүх л зүйлд таны “хувийн орон зай” гэж үгүй бөгөөд дараа нь миний и-мейл, миний компьютер гэж гомдоллох ямар ч эрхгүйгээ санах хэрэгтэй.
2. Subject хэсэг
Энэ хэсэгт юу гэж бичихээс хамаарч таны и-мейлийг хүн нээх үү, үгүй юу гэдэг нь шийдэгдэнэ. Ялангуяа, сүүлийн үед “Баагий” гэсэн нэрнээс “Юу байна?” гэсэн гарчигтай и-мейл ирээд дотор нь сурталчилгаа байх нь ихэссэн. Тиймээс миний хувьд над руу “Юу байна?” гэсэн гарчигтай и-мейл бичих хүн байхгүй гэж итгэдэг тул энэ мэт мейлийг шууд л устгадаг. Тэгэхээр өдөрт хэдэн арван и-мейл хүлээж авдаг хүмүүс бол тус бүрийнх нь учрыг олох гэж нээх нь юу л бол. Тиймээс аль болох тодорхой “Хурлын зочдын талаар мэдээлэл авах”, “Борлуулалтын хэлтэсийн долоо хоногийн төлөвлөгөө” гэхчлэн гарчигласан нь дээр. Надад бол ядаж дараа нь и-мейлээсээ хайхад гарч ирэхүйц түлхүүр үг оруулах нь дөхөмтэй байдаг.
3. Албан бичгийн дүрмийг санах
Танай компани и-мейл системдээ өөрийн гэсэн загваргүй л бол ердийн хар өнгө, хэвийн фонт ашигласан нь дээр. Өнгө, будгийн талаар бодох ч хэрэггүй. Түүнчлэн маш шуурхай үйл явдлын хариу л биш бол хэт их товчлол, “бна, тэгсн…” зэргээр и-мейл бичих нь бүдүүлэг харагддагийг мартуузай.
4. TO, BC, Cc ашиглах
To хэсэгт и-мейл илгээх хүнийхээ бүтэн нэрийг ашиглах шаардлагатай. Түүнчлэн “бат” гэснээс “Б.Бат” гээд явуулахад хүлээн авагчид илүү найдвартай, ажил хэрэгч санагдах нь ойлгомжтой.
Cc ашиглахдаа хүмүүсийг танилцуулах гээгүй л бол хэзээ ч битгий биенээ мэдэхгүй хүмүүсийг нэг дор бичээрэй. Таних, танихгүй олон хүнд и-мейл хаягаа тараах нь тийм ч их хүсэх зүйл биш. Харин албаныхаа олон хүний сэтгэгдлийг сонсох, бүгдээрээ хэлэлцэх асуудал болон ажлын явц хэр байгааг албаныхандаа, даргадаа мэдээлэх гэж байгаа бол Cc зайлшгүй ашиглана.
Урилга, зарлал, тайлан гэхчлэн ижил файлыг олон хүнд явуулах бол мэдээж BC хийх хэрэгтэй.
5. Reply to All
Энэ товчлуурыг дарахын өмнө таны хариуг бүх хүн үзэх шаардлага бий эсэхийг бодож үзээрэй. Тусгайлан нэг л хүнд хариу явуулах товчлуур бас бий шүү дээ. Түүнчлэн өмнө нь харилцаж байсан хүн ч гэлээ, өөр асуудлаар холбогдох гэж байгаа бол Reply ашиглалгүй шинээр Subjectүүсгэж бичээрэй.
6. Attachments
Ямар нэг файл хавсаргахдаа түгээмэл хэрэглээний програмаар нээгдэх эсэхийг шалгаарай. Microsoft Office-ийн хэрэглүүрүүд бол хаана ч бий, харин Prezi ашигласан илтгэлийн файлыг тань бүх хүн нээж чадах нь эргэлзээтэй. Тийм болохоор и-мейл явуулахын өмнө өөр өргөтгөл ашиглавал зүгээр эсэхийг лавлаад асуусан нь дээр.
7. И-мейлийн бүтэц
Хэдий байнгын харилцагч, найз нөхөр шиг тань хүн боловч ажил хэргийн и-мейл л бол эхэнд нь заавал мэнд мэдэж, дараачийн мөрнөөс ажил хэргээ бичих хэрэгтэй. Мөн и-мейлийн төгсгөлд баярлалаа, баяртайгаа бичиж нэрээ заавал хавсарга. Ажил хэргийн и-мейлд энэ дүрмээ ягштал мөрдлөө гээд таныг шоглох хүн лав гарахгүй.
8. Хариу илгээх
Ажлынхаа и-мейлийг өглөө бүр шалгах нь таныг хэр сайн ажилтан бэ гэдгийг илтгэнэ. Хэрэв хариу өгөхөд хэлэлцэх, бодох шаардлагатай бол ядаж хүлээж авлаа, хэзээ хариу өгөх боломжтой гэдгээ даруй мэдэгдэх нь том соёл. Бэлэн болоогүй байсан гээд хүний и-мейлийг гурав хоног “дарчихаж” болохгүй шүү дээ. Ер нь технологи хөгжсөн энэ үед гар утсандаа и-мейлээ холбож тухай бүрт даруй хариу өгч сурах нь сайн мэргэжилтний нэг чанар юм.
Эх сурвалж: www.khulanj.net
